SON YAZILAR

13 Şubat 2018 Salı

E-İrsaliye Uygulaması 2018

Alo Sgk | 10:48 | | | | |


E-İrsaliye Uygulaması 2018

Murat Dayanç
Yeminli Mali Müşavir
Eski Baş Hesap Uzmanı
Bağımsız Denetçi
Bilim Uzmanı
mdayanc@bnddenetim.com


I) GİRİŞ

Maliye Bakanlığı 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK)’un 227, 242, mük. 257 nci maddelerinde kendisine verilen yetkiye dayanarak 30273 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 487 sıra numaralı VUK Genel Tebliğ ile hali hazırda VUK’un 230 uncu maddesinde hüküm altına alınan sevk irsaliyesi belgesinin elektronik olarak düzenlenmesi, alıcısına iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi konularında belirlemelerde bulunmuştur.
Bu makalenin ilerleyen bölümlerinde söz konusu Tebliğ ve Kanun açıklamaları esas alınarak Elektronik İrsaliye[1] (e-İrsaliye) belgesi konusunda bilgi verilmeye çalışılacaktır.


II) e-İRSALİYE UYGULAMA[2] ESASLARI

A.Genel Olarak
Mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla; VUK’nun 230 uncu maddesinin birinci fıkrasının beşinci bendine göre hali hazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi” belgesinin, elektronik belge[3] olarak elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin olarak yukarıda anılan Tebliğde detaylı açıklamalar yapılmıştır.

B.Uygulama Esasları
Bu düzenlemelere göre; bu uygulama zorunlu bir uygulama değildirİstenmesi halinde e-Fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olan veya e-İrsaliye düzenleyebilme ve iletebilme konusunda gerekli hazırlıklarını tamamlamış olan ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na (Kısaca Başkanlık) gerekli başvuruları yapanlarca 1.1.2018 tarihinden itibaren uygulanabileceklerdir.

“e-İrsaliye belgesi”, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt ortamdaki “sevk irsaliyesi” belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
1. Uygulamadan Yararlanma Yöntemleri ve Başvuru Esasları
Mükellefler e-İrsaliye uygulamasından kendi bilgi işlem sistemlerinin[4] Başkanlık sistemlerine entegrasyonu yoluyla, Başkanlık tarafından oluşturulan GİB portalı[5] aracılığıyla veya Başkanlıktan izin almış özel entegratörler[6] aracılığıyla ve aksi Başkanlıkça istenmedikçe e-Fatura uygulamasından yararlandıkları yöntem ile yararlanabileceklerdir.
Mükellefler GİB portalını veya kendi bilgi işlem sistemlerini kullanmayı tercih ederlerse “www.efatura.gov.tr” internet adresinde yer alan başvuru işlemlerini yerine getirmeleri gerekmektedir.

2. Değerlendirme ve İzin
Kendi bilgi sistemlerini Başkanlık sistemine entegre etmeyi tercih eden mükelleflerin başvuruları Başkanlık tarafından değerlendirilecektir. Test süreçlerini başarılı bir şekilde tamamlayan mükelleflere izin verilecektir. Değerlendirme aşamasında eksiklikleri tespit edilen mükelleflere, en çok bir yıl süre verilir. Bu süre içerisinde eksikliklerini gidermeyen mükelleflerin başvuruları reddedilir. Başvuruları reddedilen mükelleflerin reddi izleyen bir yıl içerisinde başvuruları kabul edilmez. Ancak bu mükelleflerin GİB portalını veya özel entegratör vasıtasıyla müracaat etmesine engel değildir.
3. Özel Entegratörlük Hizmeti Verenler
397 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği kapsamında Başkanlıktan özel izni alan mükellefler, bu Tebliğ kapsamında e-İrsaliye düzenlemek isteyen mükelleflere, e-İrsaliye ve e-İrsaliye Raporu oluşturma, mali mühürle[7]onaylama ve zaman damgası[8] kullanarak e-İrsaliye Raporunu Başkanlığa elektronik ortamda iletme hizmeti verebilirler.
Özel entegratör sistemi üzerinden faydalanan mükellefler, özel entegratörün mali mührünü ve zaman damgasını kullanabilirler.
Özel entegratörlerin e-İrsaliye Uygulamasına ilişkin hizmet verebilmesi için Başkanlıktan ayrıca e-İrsaliye özel entegratörlüğü izni alması gerekmektedir. Bu izni alabilmek için gerekli koşullar www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan “e-Fatura Uygulaması Özel Entegrasyon Kılavuzu”nda yer almaktadır.
Başkanlıktan e-İrsaliye izni alan özel entegratörler, hizmet verdikleri mükelleflere ait e-İrsaliye bilgilerini, e-İrsaliye oluşturma, imzalama, gönderme ve alma amacı dışında kullanamaz ve işleme taraf olanların yazılı izni olmaksızın üçüncü kişilerle paylaşamazlar. Özel entegratörler bu faaliyetleri kapsamında elde ettiği ticari sır niteliğindeki e-İrsaliye bilgilerinin güvenliğinden ve gizliliğinden sorumludurlar.
4. e-İrsaliye Düzenlenmesi ve Teslimi
e-İrsaliyenin elektronik ortamda, elektronik sertifika[9] ile imzalanarak düzenlenmesi, alıcısına iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi esas olup malın fiili sevkinden önce (alıcısının henüz belli olmadığı ve malın fiili sevki sırasında muhtelif müşteriler adına kağıt ortamda irsaliye düzenlenmesi ve malın asıl muhatabına teslimi sırasında düzenlenecek e-İrsaliyeler hariç olmak üzere) düzenlenmesi ve Başkanlık sistemlerine başarılı olarak iletilmesi malın fiili sevki için yeterlidir.
Malın fiili sevki sırasında araç içinde e-İrsaliyenin bir örnek kağıt çıktısının bulundurulması ya da elektronik olarak görüntülenmesinin sağlanması zorunlu olup, söz konusu kağıt çıktı üzerinde ıslak imza ya da kaşe bulunması zorunlu değildir. Söz konusu kağıt çıktının, alıcıya verilmesi zorunlu olmadığı gibi malların alıcıya tesliminden sonra muhafaza veya ibraz edilme zorunluluğu da bulunmamaktadır.
Sevki yapılacak mala ilişkin olarak e-İrsaliyenin düzenlenmesinden önce e-Fatura düzenlenmiş olması halinde, e-İrsaliye üzerinde e-Faturanın tarih ve belge numarasına da yer verilmesi zorunludur.
Düzenlenecek e-İrsaliyelerde, Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkan vermek üzere; karekoda veya barkoda belge üzerinde yer verilmesi zorunludur.
e-İrsaliye uygulamasından yararlanan mükellefler e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere kağıt irsaliye düzenlemeye devam edeceklerdir.
5. Elektronik İrsaliyede Bulunması Gereken Bilgiler
e-İrsaliye belgesinde; düzenlenme tarihi ve belge numarası, düzenleyenin ve müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası, müşterinin işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi, taşınan malın nevi, miktarı, fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı bilgilerin bulunması zorunludur.
6. e-İrsaliye Yanıtı
Kendisine e-İrsaliye düzenlenen mükellefler, istemeleri halinde, e-İrsaliye belgesine konu mallara ilişkin olarak ne kadarlık kısmının teslim alındığını/kabul edildiğini, teslim alınmayan mallara ilişkin olarak, kabul edilmeyen mal miktarını ve nedenini uygulama üzerinden e-İrsaliye Yanıtı ile e-İrsaliye belgesini düzenleyene iletebilirler. e-İrsaliye yanıtı[10] ile yapılan kısmi kabul durumlarında, kabul edilmeyen malların satıcısına geri gönderimi için ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesi gerekmektedir.
e-İrsaliyenin, alıcısının ya da muhteviyatındaki malların tamamının hatalı olması halinde, alıcısı tarafından e-İrsaliye Yanıtı ile ret edilmesi mümkündür. Ancak ret işleminin malın fiili sevkinden önce yapılması gerekmektedir. Malın fiili sevkinden sonra gönderilecek ret e-İrsaliye yanıtları hükümsüz olup, bu durumda malı taşıyan/taşıttıran tarafından yeni bir e-İrsaliye düzenlenmesi gerekecektir.
e-İrsaliye vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin öngörmüş olduğu süreler dâhilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmesi gerekmektedir.
7. Belgelere konulacak amblem ve belge numarası
Bu belgenin önyüzünün üst orta kısmına gelecek şekilde basılması zorunlu olan “Belgelere Konulacak Özel İşaret (Amblem)” ile “İl Kod Numarası” yerine aynı konumda bulunmak üzere, GİB amblemi, amblemin altında ise “e-İrsaliye” ibaresi bulunmalıdır. Belgenin seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. Birim kodu serbestçe belirlenebilir. . Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi içinde oluşturulur ve takip edilir. Sıra numarası içerisinde yer alan 9 karakterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü itibariyle “1” rakamından başlatılarak kullanılır. Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz.
8. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü
Mükellefler, gerek düzenledikleri gerekse adlarına düzenlenen elektronik belge ve kayıtları kendilerine iletim/teslim şekline uygun olarak yasal süreler dâhilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler.
Mükellefler bu belgeyi kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edebilecekleri gibi, Başkanlıktan elektronik saklama izni alan mükelleflerin bilgi işlem sistemlerinde de muhafaza edebilirler. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, belgelerin doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin her türlü elektronik veri, veri tabanı dosyası, saklama ortamı veya doğrulama ve görüntüleme araçlarını kapsamaktadır.
e-irsaliyenin TC sınırları içerisinde ve TC Kanunlarının geçerli olduğu alanlarda muhafaza edilmesi zorunludur. Bu zorunluluk, yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez.
9. Sorumluluk, cezai müeyyideler ve diğer hususlar
Mükellefler e-irsaliye kapsamına dahil olduktan sonra yaptıkları mal teslimleri/alımları ve hizmet ifaları kapsamında, anlaşmalı matbaa işletmelerine bastırılan matbu (kağıt) belgeleri kullanamazlar, kullanmaları halinde söz konusu mükellefler hakkında VUK’da öngörülen cezai hükümler uygulanacaktır. Teknik kılavuzlarda belirlenen format ve standartlara uygun olarak düzenlenmeyen elektronik ortamdaki belgeler, VUK kapsamında düzenlenen belge olarak kabul edilmeyecektir. Ayrıca bu mükellefler Başkanlığın talebi üzerine belgelere ait bilgilerin oluşturulması veya muhafazası sırasında kullanılan donanımların bulunduğu adres veya adreslerde inceleme ve tespit yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziksel imkanı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sunmak zorundadır.
Kendi sistemini kullananlar, bu uygulamalara ait elektronik kayıtların[11] bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu Başkanlığa üç iş günü içinde bildirerek bu kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.
e-irsaliye uygulamalarına dahil olan mükellefler, uygulamaya dahil oldukları tarihi izleyen üçüncü ayın sonuna kadar, kağıt ortamda da söz konusu belgeleri düzenleyebilirler. Ancak aynı işlem için elektronik belge veya kağıt ortamdaki belgelerinden sadece birinin düzenlenmesi gerekmektedir. Elektronik belge uygulamalarına dâhil olunan tarihi izleyen üçüncü ayın sonundan sonra, belgelerin elektronik belge olarak düzenlenmesi zorunlu olup, kâğıt ortamda belge düzenlenmesi halinde VUK’da yazılı cezalar tatbik edilecektir.
Mükelleflerin, sistemlerinde arıza veya kesinti meydana gelmesi veya diğer mücbir sebep durumlarında, düzenlenmek üzere yeterli miktarda matbu belgeleri bulundurmaları zorunludur. Bu şekilde belge düzenlemek istisnai bir uygulama olup, belge düzenlemeye başlamadan önce Başkanlığa konu hakkında bilgi verilmesi ve süreklilik arz etmemesi gerekmektedir.

III) SONUÇ

Yazının önceki bölümleri dikkate alındığında aşağıdaki sonuçlara ulaşılabilecektir.
         1.    Bu uygulama zorunlu bir uygulama değildir. Mükellefler istemeleri halinde 1/1/2018 tarihinden itibaren uygulamaya dâhil olabileceklerdir.
         2.    e-İrsaliye yeni bir belge türü olmayıp, kağıt ortamdaki “İrsaliye” belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
         3.    Mükellefler e-İrsaliye uygulamasından; kendi bilgi işlem sistemlerinin Gelir İdaresi Başkanlığı sistemlerine entegrasyonu yoluyla, Başkanlık tarafından oluşturulan GİB portalı aracılığıyla veya Başkanlıktan izin almış özel entegratörler aracılığıyla ve bu yöntemlerden sadece birini kullanarak yararlanabilirler.
         4.    Kendi bilgi sistemlerini Başkanlık sistemine entegre etmeyi tercih eden mükelleflerin başvuruları Başkanlık tarafından değerlendirilecektir. Test süreçlerini başarılı bir şekilde tamamlayan vergi mükelleflerine onay verilecektir.
         5.    Özel entegratör sistemi üzerinden faydalanan mükellefler, özel entegratörün mali mührünü ve zaman damgasını kullanabilirler.
         6.    e-İrsaliyenin elektronik ortamda, elektronik sertifika ile imzalanarak düzenlenmesi, alıcısına iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi esastır. Malın fiili sevki sırasında araç içinde e-İrsaliyenin bir örnek kağıt çıktısının bulundurulması ya da elektronik olarak görüntülenmesinin sağlanması zorunlu olup, söz konusu kağıt çıktı üzerinde ıslak imza ya da kaşe bulunması zorunlu değildir.
         7.    e-İrsaliye uygulamasından yararlanan mükellefler e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere kağıt irsaliye düzenlemeye devam edeceklerdir.
         8.    e-İrsaliye’de; düzenlenme tarihi ve belge numarası, düzenleyenin ve müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası, müşterinin işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi, taşınan malın nevi, miktarı, fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı bilgilerin bulunması zorunludur.
         9.    Kendisine e-İrsaliye düzenlenen mükellefler, istemeleri halinde, e-İrsaliye belgesine konu mallara ilişkin olarak ne kadarlık kısmının teslim alındığını/kabul edildiğini, teslim alınmayan mallara ilişkin olarak, kabul edilmeyen mal miktarını ve nedenini uygulama üzerinden e-İrsaliye Yanıtı ile e-İrsaliye belgesini düzenleyene iletebilirler.
        10.  e-İrsaliye Raporu elektronik sertifika ile zaman damgalı olarak imzalanarak Başkanlık sistemine elektronik ortamda aktarılmak zorundadır.
        11.  Mükellefler, gerek düzenledikleri gerekse adlarına düzenlenen elektronik belge ve kayıtları kendilerine iletim/teslim şekline uygun olarak yasal süreler dâhilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler.
        12.  Mükellefler e-İrsaliye kapsamına dâhil olduktan sonra yaptıkları hizmet ifaları kapsamında, anlaşmalı matbaa işletmelerine bastırılan matbu (kağıt) belgeleri kullanamazlar, kullanmaları halinde söz konusu mükellefler hakkında VUK’da öngörülen cezai hükümler uygulanacaktır.

KAYNAKÇA
       1.    İlgili Kanunlar.
       2.    487 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği.


[1]  VUK mevzuatına uygun olarak elektronik belge biçiminde oluşturulmuş sevk irsaliyesini ifade eder.
[2] Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun olarak hazırlanan e-İrsaliye ve e-İrsaliye Yanıtı mesajlarının, taraflar arasında güvenli bir şekilde aktarılması imkanını sunan uygulamaların genel adıdır.
[3] Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütününü ifade eder.
[4] Mükelleflerin belgeleri elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza etmek ve ilgili diğer işlemleri gerçekleştirmek amacı ile doğrudan ya da dolaylı olarak kullandıkları her türlü yazılım ve donanım ile saklama ortamlarıdır.
[5] e-Fatura, e-İrsaliye, e-Müstahsil Makbuzu ve e-Serbest Meslek Makbuzu uygulamalarına ait temel fonksiyonların, internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile Başkanlık tarafından geliştirilen portaldır.
[6] 14/12/2012 tarihli ve 28497 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 421 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerdir.
[7] 5/3/2010 tarihli ve 27512 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Başkanlık için oluşturulan elektronik sertifika alt yapısını ifade eder.
[8] Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından doğrulanan kaydı ifade eder.
[9] Mali Mühür ve Nitelikli Elektronik Sertifikadır.
[10] e-İrsaliyenin muhteviyatını oluşturan malların alıcısı tarafından kabul durumunu gösteren elektronik belgedir.
[11] Elektronik ortamda tutulan ve elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi ögesini ifade eder.